正式電郵的基本結構
校內評核如已提供收件人、主旨或署名欄位，按題目版面填寫。以下是一般寫作參考，不是所有機構唯一採用的格式。
| 項目 | 用法及例子 | 說明 |
|---|---|---|
| Subject | Enquiry about the summer reading programme | 主旨指出事由，避免只寫 Question 或 Hello。 |
| Salutation | Dear Ms Chan, / Dear Sir or Madam, | 知道姓名時使用合適稱謂；不知道收件人身分時按情境選擇。 |
| Opening | I am writing to enquire about the workshop arrangements. | 說明寫信目的，毋須先寫與事情無關的寒暄。 |
| Closing | Yours sincerely, / Yours faithfully, / Kind regards, | 英式正式書信慣例常按有無指名選 sincerely / faithfully；電郵亦有較靈活的結語。 |
查詢、申請及投訴的內容
句式只是表達工具，正文仍須提供令對方能處理事情的資料。
| 項目 | 用法及例子 | 說明 |
|---|---|---|
| 查詢 | Could you please confirm whether materials are included in the fee? | 指出要確認的具體項目，避免一次混入多個不清楚的問題。 |
| 申請 | I would like to apply for the position of student helper. | 接着以相關經驗及能力支持申請，不只重複「很有興趣」。 |
| 投訴 | The item delivered on Monday was damaged. | 交代事件、影響及合理要求；保持客觀，避免人身指責。 |
| 提出要求 | I would appreciate it if you could arrange a replacement. | 要求須明確而可行，並按情況提供聯絡或參考資料。 |
語氣、組織及常見錯誤
每段集中處理一個重點，重要日期、名稱、費用須前後一致。
| 項目 | 用法及例子 | 說明 |
|---|---|---|
| 間接問句 | Could you tell me when the course starts? | when 後用 the course starts，不寫 when does the course start。 |
| 附件 | I have attached the completed form for your reference. | 只有實際附上檔案時才這樣寫；校內寫作按題目情境處理。 |
| 期待回覆 | I look forward to hearing from you. | to 為介詞，後面用 hearing。 |
| 避免不必要縮寫 | I would like to… / I cannot attend… | 正式程度視對象而定；不要把聊天縮寫帶入正式申請或投訴。 |
編製說明及延伸閱讀
本頁的知識說明及應用例子由耀星教育中心整理。資料供日常溫習參考，實際學習及考試範圍，請以學校的教學安排為準。