先建立任務與資料的對照
開始寫作前，先確認自己是誰、寫給誰、為何而寫，以及哪些事項必須處理。
| 學習重點 | 原創例子／做法 | 分析及使用注意 |
|---|---|---|
| 身分與讀者 | 學生幹事寫給參加者，與活動助理寫給場地經理，所需詳略不同。 | 不要把來源文件原本的收件人，當成自己答案的收件人。 |
| 任務用途 | 確認安排、回覆查詢、比較選項、解釋更改。 | 每項用途需要的資訊不同；只找共同關鍵字不足以判斷。 |
| 來源索引 | S1：日期及地點；S2：費用及人數；S3：口頭更改；S4：回覆要求。 | 索引是定位工具，不必將所有來源抄成完整句。 |
| 待核對資料 | 日期、時段、地點、金額、單位、對象、資料狀態。 | 區分已確定、舊版本及暫定資料，避免混用。 |
聆聽：留意更正、否定及最後確認
同一段說話可能先提舊安排，再改成新安排；亦可能只是討論一個尚未通過的選項。
| 學習重點 | 原創例子／做法 | 分析及使用注意 |
|---|---|---|
| 更正 | We first booked Room 301, but the venue has now been changed to Room 205. | 記 Room 205 為最後安排；Room 301 只在需要解釋更改時使用。 |
| 未定 | We are considering Saturday, though the date has not been confirmed. | 不能寫 The event will be held on Saturday；須保留尚未確定的狀態。 |
| 條件 | The discount applies only to bookings made before noon on Friday. | 優惠受截止時間限制，不是所有預訂都適用。 |
| 金額與單位 | The fee is ninety dollars per group, not per person. | 保留 per group；即使數字正確，計算單位錯誤仍會改變資訊。 |
整合：按證據判斷哪一項資料仍然適用
最新日期不一定能推翻所有舊資料。要核對文件身分、是否正式更改，以及指示要求使用甚麼版本。
| 學習重點 | 原創例子／做法 | 分析及使用注意 |
|---|---|---|
| 明確更新 | 舊電郵：上午十時開始。其後確認通知：改為上午十一時。 | 若指示沒有另作要求，確認通知可作新的時間依據。 |
| 只更新部分 | 時間改了，場地及費用維持不變。 | 只替換被更改的欄位，不要假設其他安排亦已改動。 |
| 矛盾未解決 | 兩個來源提供不同日期，沒有說明誰是最終版本。 | 不要憑喜好選一個日期；按任務要求指出待確認事項或提出合適查詢。 |
| 內部與對外 | 內部：Some helpers are unavailable. 對外：The session has been rescheduled to ensure adequate support. | 改寫可保持專業，但不能隱瞞任務明確要求交代的重要原因。 |
完成後：追溯來源，核對語境
先查內容是否準確，再查語言是否清楚及適合讀者。
| 學習重點 | 原創例子／做法 | 分析及使用注意 |
|---|---|---|
| 逐項追溯 | 每個人名、日期及金額，能否找到直接來源？ | 找不到依據的細節須重新核對，避免把常識猜測當作已提供的資訊。 |
| 邏輯一致 | 電郵的開首說活動已確定，後文卻說場地待批。 | 須按資料狀態保持一致，不能同時把未定事項寫成已落實。 |
| 語氣一致 | 正式回覆避免突然插入來源中的私人抱怨或聊天語句。 | 保留必要意思，重新組織為合適語體。 |
| 指示優先 | 內容、格式及回覆要求以實際任務為準。 | 本頁提供處理方法，不表示每份任務都會有同一類資料或同一種文體。 |
編製說明及延伸閱讀
本頁的知識說明及應用例子由耀星教育中心整理。資料供日常溫習參考，實際學習及考試範圍，請以學校的教學安排為準。