書信與電郵
先確認寄件人、收件人及寫作目的，再決定稱謂和語氣。公函、私人書信及電郵的版面安排有別。
| 項目 | 常見安排 | 內容注意 |
|---|---|---|
| 私人書信 | 稱謂、正文、祝頌語、署名及日期。 | 與長輩、朋友的稱呼及語氣不同；正文須回應來信或交代寫信原因。 |
| 公函 | 收件人或機構、事由、稱謂、正文、結語、署名及日期等。 | 實際位置按所用格式及題目要求；事由須簡潔說明目的。 |
| 電郵 | 收件人、主旨、稱謂、正文、結語及署名。 | 若題目已提供日期、寄件人等欄位，按指定欄位填寫，不必另套紙本書信版面。 |
| 正文層次 | 說明來意 → 交代詳情或理據 → 提出要求、回覆方式或致謝。 | 申請、投訴、邀請及回覆的重點不同；須有禮而清楚。 |
通告與啟事
通告多向指定群體交代安排；啟事則按目的公布尋物、招募等消息。不能只列格式而遺漏讀者需要的資料。
| 文類 | 常見格式及內容 | 需要特別交代 |
|---|---|---|
| 活動通告 | 發出機構、標題、對象、正文、署名及日期。 | 活動日期、時間、地點、內容、對象、費用及報名方法；並非每項均適用，按實際安排選取。 |
| 更改安排通告 | 清楚標明原安排及新安排。 | 交代受影響對象、生效時間、改動原因，以及讀者要採取的行動。 |
| 尋物啟事 | 標題、遺失物品資料、遺失時間地點、聯絡或交還方法、署名日期。 | 提供足以辨認的特徵，聯絡方法須切合題目情境。 |
| 招募啟事 | 標題、招募目的、對象、要求、參加或申請方法、署名日期。 | 列明截止日期及查詢方法，避免讀者只知道活動名稱卻不知如何參與。 |
演講辭及交稿前的檢查
演講辭面向聽眾，須配合場合、身分及時間。正文可以有論點及例子，但不宜堆砌書面術語，令聽眾難以掌握。
| 部分 | 寫作重點 | 檢查方法 |
|---|---|---|
| 開首 | 按場合稱呼在場人士，說明主題及發言目的。 | 稱謂是否符合題目中的聽眾？ |
| 正文 | 分層提出重點，以事例、解釋或建議支持內容。 | 是否回應指定主題，而非只寫一般勸勉？ |
| 結尾 | 呼應主題，提出呼籲或展望，並按場合致謝。 | 結尾是否與前文內容一致？ |
| 各文類共通檢查 | 身分、對象、目的、必備資料、格式及語氣。 | 檢查日期、時間及地點是否前後一致，是否漏交代所需行動。 |
編製說明及延伸閱讀
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